Données des actionnaires et des bénéficiaires effectifs (UBO) Avis de confidentialité

La Société collecte certaines données personnelles de ses actionnaires individuels enregistrés ou bénéficiaires effectifs ultimes, ainsi que les données personnelles des dirigeants ou administrateurs des actionnaires personnes morales de la Société, qui peuvent inclure les types de données suivants :

• Informations de contact telles que votre nom, titre, adresse personnelle, adresse e-mail, coordonnées sur d'autres plateformes de vidéoconférence (par exemple Skype, Zoom, etc.) et numéro(s) de téléphone, coordonnées bancaires ;
• Informations d'identité telles que le numéro d'identité, la date de naissance ou une copie d'un document d'identité (pouvant inclure votre signature et image), signature ;
• Shareholder information regarding your shareholding (number of shares and any notes/information to be linked to that shareholding according to law, structure of shareholding).
• Data from any communication between you and the Company, including data in minutes of board meetings and general meetings (including your voice and / or image captured during general meetings, organized online) and respective decisions.
• Informations sur les assemblées générales – dans le cadre des assemblées générales, les données personnelles sont utilisées pour l'inscription, l'établissement des listes de vote et, le cas échéant, des procès-verbaux de l'assemblée générale.

La Société collecte certaines données personnelles de ses actionnaires individuels enregistrés ou bénéficiaires effectifs ultimes, ainsi que les données personnelles des dirigeants ou administrateurs des actionnaires personnes morales de la Société, qui peuvent inclure les types de données suivants :

Les données personnelles ne sont traitées que pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement, ou aussi longtemps que la Société est tenue de conserver ces données par la loi. Les données sont effacées lorsque vous cessez d'être actionnaire de la Société. Toutefois, comme mentionné, certaines données sont conservées plus longtemps lorsque la loi l'exige, notamment en vertu de la législation sur les sociétés, les valeurs mobilières et la fiscalité.

Vos données personnelles peuvent être divulguées à un tiers si la loi, la réglementation ou une décision officielle d'une autorité compétente l'exige, ou à des personnes qui travaillent avec nous pour contribuer à la fourniture de nos services, afin de remplir nos obligations légales ou à votre demande, dans les circonstances suivantes :

• d'autres membres d'AVIA SOLUTIONS GROUP PLC dans la mesure nécessaire au fonctionnement de notre activité (par exemple, pour les rapports internes et lorsque ces sociétés nous fournissent des services) ;
• nos prestataires de services et agents (y compris leurs sous-traitants) ;
• vos conseillers (tels que les avocats et autres conseillers professionnels) que vous avez autorisés à vous représenter, ou toute autre personne que vous nous avez indiqué comme étant autorisée à donner des instructions en votre nom (par exemple, en vertu d'une procuration) ;
• les autorités légales ;
• tout tiers après une restructuration, une vente ou une acquisition d'une entreprise, à condition que cette personne utilise vos données aux mêmes fins ;
• les informations aux mêmes fins pour lesquelles vous les avez initialement fournies ;
• toute personne à qui nous transférons ou déléguons nos droits ou obligations, conformément aux conditions de tout accord que vous avez avec nous (par exemple, si nous transférons la gestion de notre registre des actionnaires à un autre prestataire de services).

Dans certaines circonstances, la Société peut transférer vos données personnelles à des tiers ou à des sociétés du groupe dans un pays (y compris votre pays de résidence) autre que celui dans lequel les données ont été collectées. Lorsque nous transférons vos données personnelles vers un autre pays, nous prendrons des mesures pour garantir que ces transferts de données respectent les lois applicables. Par exemple, si nous transférons des données personnelles de l'Espace économique européen (EEE) vers un pays en dehors de celui-ci, nous mettrons en place des garanties appropriées pour les transferts de données et prendrons d'autres mesures pour assurer un niveau de protection adéquat en vertu du droit de l'UE.

Nous garantissons l'exercice de ces droits et la fourniture de toute information connexe à votre demande ou en cas de question de votre part :

• connaître (être informé(e)) le traitement de vos données personnelles ;
• accéder à vos données personnelles traitées par le Responsable du traitement ;
• demander la correction ou l'ajout, l'ajustement de vos données personnelles inexactes ou incomplètes ;
• exiger la destruction des données personnelles lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ;
• demander la destruction des données personnelles si elles sont traitées illégalement ou lorsque vous retirez votre consentement au traitement des données personnelles ou ne donnez pas un tel consentement, lorsque cela est nécessaire ;
• s'opposer au traitement des données personnelles ou retirer le consentement préalablement donné ;
• demander la fourniture, si techniquement possible, de vos données personnelles dans un format facilement lisible conformément à votre consentement ou aux fins d'exécution du contrat, ou demander le transfert des données à un autre responsable du traitement.

Si vous estimez que notre traitement de vos données personnelles n'est pas conforme à la législation relative à la protection des données, vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle (https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en).

Vous disposez de droits légaux en vertu des lois sur la protection des données concernant vos données personnelles.

Nous pouvons vous demander une preuve d'identité lorsque vous formulez une demande d'exercice de l'un de ces droits. Nous le faisons pour nous assurer que nous ne divulguons des informations que lorsque nous avons la certitude de traiter avec la bonne personne, afin de garantir les droits des personnes concernées.

Nous ne vous demanderons pas de frais, à moins que nous estimions que votre demande est infondée, répétitive ou excessive. Lorsque des frais sont nécessaires, nous vous en informerons avant de traiter votre demande.

We aim to respond to all valid data subject's requests regarding processing of it's personal data within one month. It may however take us longer if the request is complicated or you have made several requests. To speed up our response, we may ask you to provide more detail about what you want to receive or are concerned about.

Il se peut que nous ne soyons pas toujours en mesure de donner suite à votre demande, par exemple si cela porte atteinte à notre obligation de confidentialité envers d'autres personnes, si cela entre dans le cadre de restrictions liées aux opérations d'initiés, de restrictions légales, ou si nous sommes légalement en droit de traiter la demande différemment.

Si vous avez des questions concernant notre Avis de confidentialité ou si vous souhaitez plus d'informations sur vos droits ou souhaitez les exercer, vous pouvez envoyer un e-mail à [email protected].

Le Délégué à la protection des données : [email protected].

Nous pouvons modifier le présent Avis de confidentialité de temps à autre.